Задачи:

1.    Корпоративный секретарь обеспечивает взаимодействие между органами Общества в соответствии с нормами Устава и другими внутренними нормативными документами Общества.

2.    Корпоративный секретарь обеспечивает вынесение вопросов на рассмотрение Общему собранию акционеров и Совету директоров, а также подготовку и проведение заседаний Совета директоров Общества, обеспечивает контроль за достоверностью предоставляемой информации и правильностью оформления документов, выносимых на рассмотрение и утверждение Общему собранию акционеров и Совету директоров, а также ведет контроль за обеспечением доступа к ним.

3.     Корпоративный секретарь в своей деятельности подотчетен Совету директоров.

Кандидат на должность Корпоративного секретаря должен отвечать следующим требованиям:

1)    высшее юридическое и/или экономическое образование;

2)    общий стаж работы не менее 5-ти лет и практические знания в сфере корпоративного управления и корпоративного права (знание положений типового кодекса корпоративного управления в контролируемых государством акционерных обществах);

3)    не быть аффилиированным Обществу;

4)    отсутствие непогашенной или не снятой в установленном законодательством Республики Казахстан порядке судимости;

5)    знание государственного языка;

6)    должен обладать знаниями, опытом и квалификацией,  добросовестной деловой репутацией;

7)    знание ГК РК, ТК РК, ЗРК «Об АО», «О рынке ценных бумаг» и иных нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность органов акционерного общества, Правил раскрытия информации, требований к содержанию информации, подлежащей раскрытию, а также сроков раскрытия информации на сайте уполномоченного органа;

8)    знание порядка урегулирования корпоративных конфликтов и конфликта интересов.  

К функциям Корпоративного секретаря относится:

1)    обеспечение эффективности корпоративного управления, в том числе:

    -рассмотрение и согласование проектов внутренних документов на соответствие требованиям законодательства Республики Казахстан;

    -формирование общей повестки дня заседаний Совета директоров;

    -обеспечение соответствия вопросов повестки дня к компетенции Общего собрания акционеров и Совета директоров;

    -взаимодействие со структурными подразделениями и должностными лицами Общества с целью обеспечения исполнения норм и требований законодательства Республики Казахстан в области корпоративного управления, Устава и внутренних нормативных документов;

    -анализ сложившейся практики корпоративного управления, разработка предложений по ее улучшению;

—    мониторинг и консультирование  совета директоров и исполнительного органа Общества по вопросам надлежащего соблюдения Кодекса корпоративного управления и на ежегодной основе формирование отчета о соблюдении/несоблюдении его принципов и положений.

2)    организация подготовки и обеспечение вынесения вопросов на рассмотрение Общего собрания акционеров в соответствии с требованиями действующего законодательства Республики Казахстан, Устава и иных внутренних нормативных документов, в том числе:

    -учет принимаемых Общим собранием акционеров решений и информирование членов Совета директоров о решениях Общего собрания акционеров;

    -реализация требований Общего собрания акционеров, Совета директоров и иных органов Общества о вынесении вопросов на рассмотрение Общего собрания акционеров; учет поступающих требований; информирование членов Совета директоров о требованиях Общего собрания акционеров;

    -участие в подготовке документов и информации, подлежащих предоставлению Общего собрания акционеров; контроль своевременности подготовки таких документов и информации;

    -согласование проектов решений Общего собрания акционеров с заинтересованными лицами;

    -предоставление членам Совета директоров, должностным лицам Общества возможности знакомиться с решениями Общего собрания акционеров, подготовка копии решений;

    -консультация по вопросам, связанным с процедурой вынесения вопросов на рассмотрение Общего собрания акционеров;

3)    обеспечение работы Совета директоров, в том числе:

    -оказание содействия Председателю Совета директоров в планировании работы Совета директоров;

    -своевременное извещение членов Совета директоров и приглашенных лиц о предстоящих заседаниях Совета директоров;

    -подготовка и направление членам Совета директоров материалов по вопросам повестки дня заседания Совета директоров;

    -обеспечение предоставления членам Совета директоров запрашиваемой ими информации о деятельности Общества;

    -осуществление контроля за организационным и техническим проведением заседаний Совета директоров;

    -учет и доведение до сведения участвующих в заседании членов Совета директоров информации о поступивших от отсутствующих членов Совета директоров письменно изложенных мнений по рассматриваемым вопросам повестки дня;

    -присутствие на заседаниях Совета директоров и обеспечение ведения протокола заседания, оформление решения заочного заседания Совета директоров;

    -при проведении заочного заседания Совета директоров — подготовка бюллетеней для заочного голосования, обеспечение рассылки бюллетеней и сбор полученных бюллетеней, а также подведение итогов голосования по вопросам повестки дня заседания Совета директоров;

    -ведение архива документов Совета директоров;

    -предоставление членам Совета директоров, Общему собранию акционеров, должностным лицам Общества по их требованию возможности знакомиться с протоколами заседаний (решениями заочных заседаний) Совета директоров, подготовка копий протоколов (решений), а также выписок из протоколов  заседаний (решений заочных заседаний) Совета директоров;

    -получение в структурных подразделениях Общества и предоставление членам Совета директоров необходимых документов и информации о деятельности Общества;

    -введение в курс дел вновь избранных членов Совета директоров, разъяснение действующих в Обществе правил и процедур;

    -осуществление контроля за исполнением адресных решений Совета директоров;

    -обеспечение соблюдения порядка принятия решений по крупным сделкам и сделкам, в которых имеется заинтересованность;

4)    хранение документов и раскрытие информации об Обществе, а именно:

    -обеспечение хранения документов, указанных в Законе Республики Казахстан «Об акционерных обществах», в Уставе и иных внутренних нормативных документах;

    -предоставление Общему собранию акционеров доступа к вышеупомянутым документам в установленном порядке;

    -организация изготовления копий документов по требованию Общего собрания акционеров и членов Совета директоров;

    -учет и представление информации об аффилиированных лицах Общества;

    -организация подготовки и своевременной подачи уполномоченным органам (публикация в установленных случаях) отчетов, сообщений о существенных фактах, уведомлений, иной информации, подлежащей раскрытию Обществом;

    -участие в актуализации информации официального WEB-сайта Общества;

5)    организация взаимодействия между органами Общества, в том числе:

    -своевременное выявление назревающих корпоративных конфликтов, информирование о них соответствующих органов (должностных лиц) Общества, принятие мер по их предотвращению и, при необходимости, обеспечение разрешения конфликтов компетентным органом (должностным лицом) Общества;

    -осуществление иных установленных законодательством корпоративных процедур;

6)    иные вопросы:

    -подготовка предложений Совету директоров по выбору регистратора;

    -обеспечение взаимодействия между Обществом и его регистратором;

    -координация и оказание методической поддержки работы Корпоративных секретарей Советов директоров дочерних организаций (при наличии);

    -подготовка запросов и получение документов и информации от дочерних организаций (при наличии), в том числе: Уставов, документов о регистрации выпусков акций; положений об органах, иных внутренних документов, протоколов заседаний Советов директоров, сведений о членах Советов директоров, об аффилиированных лицах, выписок, подтверждающих права собственности на акции и прочее;

    -участие в исковой, претензионной работе по вопросам применения норм законодательства Республики Казахстан в области корпоративного управления;

    -иные функции, предусмотренные Кодексом корпоративного управления Общества.

Корпоративный секретарь обязан:

1)    строго соблюдать в своей деятельности нормы и требования законодательства Республики Казахстан, Устава, Кодекса корпоративного управления Общества и его внутренних нормативных документов;

2)    руководствоваться в своей деятельности действующим законодательством Республики Казахстан, решениями Общему собранию акционеров  и Совета директоров;

3)    исполнять поручения Председателя Совета директоров;

4)    согласовывать с Председателем Совета директоров повестку дня заседания Совета директоров;

5)    по требованию Совета директоров отчитываться о своей деятельности перед ним;

6)    информировать Совет директоров о возникновении ситуаций, создающих угрозу нарушения норм действующего законодательства, прав  акционеров, а также возникновения корпоративного конфликта.

Корпоративные секретари ведут мониторинг и консультируют советы директоров и исполнительный орган Общества по вопросам надлежащего соблюдения настоящего Кодекса, а также на ежегодной основе формируют отчет о соблюдении/несоблюдении его принципов и положений.